Leestijd: 3 minOp de dag dat je een IT-contract tekent, leg je afspraken vast op basis van de werkelijkheid van dat moment. Je maakt aannames over volumes, dienstverlening, technologie, kosten en organisatiedoelstellingen. Maar die werkelijkheid blijft niet stilstaan.
Het aantal gebruikers verandert. Technologie ontwikkelt zich. De organisatie krijgt andere prioriteiten. Diensten worden opgeschaald, afgeschaald of anders ingericht. Toch worden IT-contracten regelmatig beheerd alsof de uitgangspunten waarop ze zijn gebaseerd jarenlang hetzelfde blijven.
Een volwassen aanpak van
IT Contract Lifecycle Management kijkt daarom verder dan de vraag of een leverancier de gemaakte afspraken nakomt. Minstens zo belangrijk is de vraag:
zijn het nog steeds de juiste afspraken?
De afspraken kunnen kloppen, terwijl de aannames zijn veranderd
Stel dat een IT-contract is afgesloten op basis van 2.500 gebruikers. Twee jaar later is de organisatie gegroeid, zijn werkzaamheden verder gedigitaliseerd en maken inmiddels 3.200 gebruikers gebruik van de dienstverlening. Dat is een aanzienlijke verandering in het volume, die mogelijk ook invloed kan hebben op de prijs per gebruiker.
Hoewel de leverancier de overeengekomen diensten levert, kunnen technologische innovaties en marktontwikkelingen inmiddels hebben geleid tot alternatieven die moderner, efficiënter en beter passend zijn.
Hetzelfde geldt voor KPI’s. Een responstijd die enkele jaren geleden essentieel was, hoeft vandaag niet automatisch de beste indicator voor kwaliteit te zijn. Misschien zijn gebruikerservaring, beschikbaarheid of de snelheid waarmee veranderingen kunnen worden doorgevoerd inmiddels veel relevanter.
Dat maakt een contract feitelijk een hypothese: bij de start bepaal je onder welke uitgangspunten de samenwerking naar verwachting waarde oplevert. Tijdens de looptijd moet je blijven toetsen of die uitgangspunten nog geldig zijn.
Kijk tijdens een service review verder dan de SLA
Service reviews zijn een logisch moment om die toets uit te voeren. In plaats van uitsluitend terug te kijken naar prestaties en SLA’s, kun je het gesprek verbreden.
Stel bijvoorbeeld periodiek de volgende vragen:
- Sluit het afgesproken volumemodel nog aan op het werkelijke gebruik?
- Past het prijsmodel nog bij de dienstverlening die we afnemen?
- Meten onze KPI’s wat voor de organisatie daadwerkelijk belangrijk is?
- Zijn verantwoordelijkheden tussen opdrachtgever en leverancier nog logisch verdeeld?
- Zijn er technologische of organisatorische veranderingen die aanpassing van afspraken noodzakelijk maken?
- Dragen de gemaakte afspraken nog aantoonbaar bij aan de oorspronkelijke organisatiedoelstellingen?
Hierdoor verandert het karakter van de service review. De vraag is niet langer alleen
“doen we wat we hebben afgesproken?”, maar ook
“spreken we nog steeds het juiste af?”
Maak van contractmanagement een continu proces
Juist daar zit de toegevoegde waarde van Contract Lifecycle Management. Contractmanagement beperkt zich dan niet tot het registreren van contracten, bewaken van looptijden of controleren van afspraken. Het wordt een continu proces waarin contractuele afspraken, daadwerkelijke dienstverlening en organisatiedoelstellingen naast elkaar worden gelegd.
Dat hoeft overigens niet te betekenen dat een contract voortdurend gewijzigd moet worden. Een afwijking tussen een oorspronkelijke aanname en de actuele situatie is vooral aanleiding om het gesprek te voeren. Soms blijkt de bestaande afspraak nog prima te functioneren. In andere gevallen kan een wijziging in volume, KPI, scope of prijsmodel aantoonbare meerwaarde bieden.
Door deze momenten bewust in de contractcyclus op te nemen, ontstaat bovendien betere informatie voor een toekomstige verlenging, heronderhandeling of leveranciersselectie.
Van afspraken bewaken naar contractwaarde realiseren
Volwassen IT Contract Lifecycle Management draait uiteindelijk om meer dan compliance. Natuurlijk wil je weten of beide partijen hun verplichtingen nakomen. Maar grip op een contract betekent óók weten wanneer de context achter die verplichtingen verandert.
Organisaties die hun contracten op die manier benaderen, maken van contractmanagement een actief stuurinstrument. Niet het contractdocument staat centraal, maar de waarde die de afspraken gedurende de gehele looptijd moeten ondersteunen.
Meer waarde halen uit IT-contracten
Wil je meer waarde halen uit je IT-contracten? SourceMinds ondersteunt organisaties bij IT Contract Lifecycle Management en helpt om contractuele afspraken, leveranciersprestaties en organisatiedoelstellingen met elkaar te verbinden. Zo blijven afspraken niet alleen correct vastgelegd, maar vooral relevant voor de praktijk.
Neem contact op met SourceMinds voor een vrijblijvend gesprek of bel ons direct via 010 – 203 6640.
#sourceminds #itcontracting #itsourcing #itstrategy #contractlifecyclemanagment #contractmanagement #itsm #siam #it aanbesteding #it sourcing #berkelenrodenrijs #rotterdamregio #denhaagregio #regiozuidholland
