VGZ – Hercontractering huidige IT-diensten

VGZ stond voor een strategische uitdaging om het contract met haar huidige IT-leverancier te verlengen. Hoewel binnen VGZ ruime kennis aanwezig is op het gebied van servicemanagement en inkoop, was er behoefte aan aanvullende expertise op het gebied van sourcing. Zodoende ondersteunden wij dit traject met expertise in en rond het gebied van werkplekbeheer, de kwalitatieve beschrijving van de dienstverlening, marktconformiteit van de tarieven en inkoopstrategie.

In samenwerking met de inkooporganisatie van VGZ hebben wij het proces van begin tot eind begeleid. Daarbij richtten we ons op drie hoofdonderdelen:

1. • Scope & strategie: Samen met Concern Inkoop van VGZ is een heldere projectscope bepaald, zijn doelstellingen geformuleerd en zijn stakeholders en hun rollen in kaart gebracht. Door deze grondige voorbereiding tussen SourceMinds en VGZ, werd een basis gelegd voor een gestructureerd en gedragen hercontracteringstraject.
   • Hercontractering: We gingen in dialoog met de leverancier, actualiseerden de set aan contractdocumenten; raamovereenkomst (ROK) van de werkplek- en connectiviteitsdiensten, nadere overeenkomst (NOK inclusief SLA, DFA, DAP, etc.) en voerden marktonderzoek (benchmark) uit naar marktconforme tarieven. Hierbij werden eisen, wensen en verbeterpunten geïdentificeerd en vastgelegd in de nieuwe contractdocumenten. Hiermee realiseerden we voor beide partijen een helder beeld van de wederzijdse verwachtingen.
   • Contractering: In de laatste fase valideerden we alle documentatie en zorgden we voor een juridisch sluitende contractenset. Hierbij lag de aandacht op een heldere dienstenbeschrijving, transparante voorwaarden en een marktconforme prijstelling met het oog op een langdurige, transparante en flexibele samenwerking.

Het resultaat van dit traject is een vernieuwd contract dat inhoudelijk en kwalitatief passend is bij de gewenste dienstverlening, financieel marktconform is en daarmee volledig aansluit bij de toekomstige behoeften van VGZ. Door het aanscherpen van de verwachtingen en het verbeteren van de samenwerking is het fundament gelegd voor een solide en toekomstvaste relatie tussen VGZ en haar IT-leverancier. Dit traject laat zien dat een betere dienstverlening begint bij elkaar begrijpen en het continu optimaliseren van de samenwerking.

Wil je meer weten over succesvolle hercontractering van IT-diensten, valkuilen en succesfactoren, of hoe je een vergelijkbaar traject kunt aanpakken? Lees dan ook onze andere blogs over contractmanagement en sourcing, of neem contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek.