Case AFM – aanbesteding werkplek-, security-, netwerk-, cloud- en applicatiebeheer diensten

Achtergrond

Het bestaande beheercontract van de AFM met de huidige dienstverlener loopt af in 2026. Om de continuïteit van de
dienstverlening te waarborgen, diende de AFM een nieuwe aanbesteding uit te zetten. In dit proces was het van groot
belang dat thema’s als digitalisering, verduurzaming en internationalisering expliciet aandacht kregen. De AFM was
op zoek naar een betrouwbare en deskundige IT-businesspartner om gezamenlijk toekomstige uitdagingen en kansen aan
te pakken.

Aanpak

SourceMinds heeft de AFM ondersteund bij de begeleiding van het aanbestedingsproces. Daarbij is gekozen voor de
Mededingingsprocedure met onderhandeling, een aanpak die na de initiële inschrijving ruimte biedt
voor intensieve interactie tussen de AFM en de inschrijvende partijen. Zo ontstaat een inschrijving die optimaal
aansluit op de behoeften van de AFM.

Uitgevoerde activiteiten

Voor het aanbestedingsproces bij de AFM heeft SourceMinds de volgende activiteiten uitgevoerd:

1. Volledig projectmanagement voor het aanbestedingsproces.
2. Bewaken van scope en tijdigheid van de aanbestedingstermijnen.
3. Opstellen van additionele informatie voor inschrijvers.
4. Procesbegeleiding, waaronder:
   • Aansturen van het kernteam.
   • Opstellen van de Nota van Inlichtingen.
   • Plannen van de beoordelingsmomenten.
   • Faciliteren van de onderhandelingssessies.
   • Beoordelen van de rechtsgeldigheid van de inschrijvingen.
   • Begeleiden van de consensusmeetings.
   • Faciliteren van use-casepresentaties.
5. Voorzitten van reguliere stuurgroepen inclusief vastlegging van notulen en besluiten.
6. Opstellen van het advies naar aanleiding van de gunningsuitkomst.
7. Opstellen van de gunningsbrieven.